Le portail de réservation pour transporteurs et clients

Vous pouvez accéder au portail de réservation client DataDocks de plusieurs manières.

1. Si un client DataDocks vous a invité sur la plateforme, vous avez déjà accès. Remplissez les champs requis, acceptez le contrat de licence, et vous aurez accès à ce portail client.
2. Si vous connaissez l'URL du client DataDocks mais que vous n'avez pas de compte, vous pouvez cliquer sur 'Demander l'accès' et vous serez invité à remplir un formulaire qui enverra une notification à ce client DataDocks, l'informant de votre demande, et ils pourront vous accorder l'accès.

Vous recevrez un email d'invitation du client DataDocks vous accordant l'accès à leur portail DataDocks. Vérifiez votre email pour cette invitation (vous devrez peut-être vérifier votre dossier de courrier indésirable, selon vos paramètres de messagerie et permissions IT).

Cliquez sur l'URL fourni et vous serez invité à créer un nom d'utilisateur et un mot de passe.

Vous serez ensuite invité à accepter le contrat de licence utilisateur final (EULA). Faites défiler jusqu'au bas de l'accord et tapez "J'accepte".

Comprendre le portail de réservation (Introduction)

Le portail de réservation est conçu pour être l'interface des clients DataDocks - transporteurs et clients. Il permet aux transporteurs et aux clients de réserver et de recevoir des réservations sur les quais des clients DataDocks. Il permet aux transporteurs et clients de réserver des bons de commande, de reprogrammer ou de modifier des rendez-vous, et d'attacher des documents ou des notes aux rendez-vous. Regardez la vidéo pour comprendre comment cela fonctionne pour les transporteurs et les clients.

Navigation dans le portail de réservation - Emplacements

EMPLACEMENTS : La liste des emplacements auxquels vous avez accès dans DataDocks

Navigation dans le portail de réservation - Calendrier

CALENDRIER : Une vue d'ensemble de vos rendez-vous, vous pouvez cliquer sur les rendez-vous pour obtenir plus d'informations.

Navigation dans le portail de réservation - Rendez-vous

RENDEZ-VOUS # : Le numéro de rendez-vous.

NUMÉROS DE BC : Les bons de commande associés au rendez-vous.

PROGRAMMÉ POUR : L'heure à laquelle le rendez-vous est programmé.

NOM DE L'EMPLACEMENT : L'emplacement où le rendez-vous est prévu.

STATUT : Le statut du rendez-vous - peut être Réservé, En attente, Annulé, Arrivé, Commencé, Terminé ou Parti. À partir de cet écran, vous pourrez voir à quel point du processus en est actuellement votre rendez-vous.

QUAI/COUR : Le quai ou l'emplacement de la cour où le rendez-vous est attribué.

Veuillez noter que ces colonnes sont personnalisables dans "préférences".

Navigation dans le portail de réservation - Bons de commande

Votre entreprise peut être assignée à des bons de commande créés par le client DataDocks. Vous pouvez naviguer vers les Bons de commande pour les voir en vue liste.

NUMÉRO DE BON DE COMMANDE : Le numéro de bon de commande assigné.

EMPLACEMENT : L'emplacement auquel le bon de commande est assigné.

CLIENT : Le client à qui ce bon de commande est attribué.

RENDEZ-VOUS : Les rendez-vous pour lesquels ce bon de commande a déjà été réservé, le cas échéant.

DÉBUT PRÉVU : Si rempli, le rendez-vous doit être programmé après cette date.

FIN PRÉVUE : Si rempli, le rendez-vous doit être programmé avant cette date.

CRÉÉ : Quand ce bon de commande a-t-il été créé dans DataDocks.

Vous pouvez choisir de réserver le bon de commande en cliquant sur le bouton 'réserver'. Si le bouton "réserver" n'apparaît pas, cela indiquerait que ce bon de commande a déjà été réservé et ne peut pas être réservé de nouveau.

Navigation dans le portail de réservation - Mes entreprises

Mes entreprises vous permettent de gérer les détails de votre entreprise et vous pouvez également gérer vos utilisateurs à partir d'ici. Vous pouvez également avoir la possibilité de créer et de donner accès à un transporteur, en utilisant le bouton "nouveau transporteur".

Cela créera un lien entre vous, la société mère, et ce nouveau transporteur, afin de réserver des rendez-vous au nom les uns des autres. Saisir leur adresse e-mail déclenchera une invitation à s'inscrire au logiciel.

Si vous cliquez sur le lien de modification à côté du nom de votre entreprise, l'écran de dialogue de modification des entreprises apparaît. Ici, vous pouvez modifier les informations de votre entreprise.

Si vous cliquez sur le lien utilisateurs, vous pouvez ajouter des utilisateurs à DataDocks ou envoyer des notifications de réinitialisation de mot de passe aux utilisateurs existants.

Navigation dans le portail de réservation - Préférences

Si vous cliquez sur le lien des préférences, cela vous mènera à la page des préférences. Ici, vous pouvez gérer vos notifications, les e-mails que vous recevez concernant les rendez-vous et les modifications, ceux-ci peuvent différer selon les emplacements. Vous aurez également la possibilité de choisir quels en-têtes de colonne apparaissent sur votre page principale.

En outre, vous pouvez également mettre à jour votre mot de passe et votre adresse e-mail.

Gestion des rendez-vous et des bons de commande dans le portail de réservation

Gestion des rendez-vous

Votre vue par défaut dans le portail de réservation est l'écran des rendez-vous. C'est ici que sont listées vos réservations de rendez-vous. Vous pouvez rechercher un rendez-vous ou cliquer sur chaque rendez-vous pour obtenir les détails du rendez-vous.

RENDEZ-VOUS # : Le numéro de rendez-vous.

NUMÉROS DE BC : Les bons de commande associés au rendez-vous.

PROGRAMMÉ POUR : L'heure à laquelle le rendez-vous est programmé.

NOM DE L'EMPLACEMENT : L'emplacement où le rendez-vous est prévu.

STATUT : Le statut du rendez-vous - peut être Réservé, En attente, Annulé, Arrivé, Commencé, Terminé ou Parti. À partir de cet écran, vous pourrez voir à quel point du processus en est actuellement votre rendez-vous.

QUAI/COUR : Le quai ou l'emplacement de la cour où le rendez-vous est attribué.

Veuillez noter que ces colonnes sont personnalisables dans "préférences".

Voir et modifier les rendez-vous

Il y a deux options de vue pour les rendez-vous, une pour ceux qui se déroulent dans le futur et une pour ceux qui se déroulent dans le passé. Nous appelons cela les rendez-vous à venir et les rendez-vous terminés et il y a des options de vue pour chacun.

Rendez-vous à venir

Les rendez-vous programmés à venir offrent des options de vue, reprogrammation, modification et annulation. Vous avez également la possibilité d'informer le client que vous êtes en retard pour les rendez-vous dans les 24 heures.

Voir - En cliquant sur le lien Voir, vous ouvrez l'écran des détails du rendez-vous.

Reprogrammer - En cliquant sur le lien Reprogrammer, vous ouvrez le calendrier des clients de DataDocks, où vous pouvez reprogrammer le rendez-vous.

Modifier - Vous permet de modifier le rendez-vous à venir et de faire apparaître l'écran de modification du rendez-vous.

Annuler - Vous invite à annuler le rendez-vous.

En retard - Ce bouton apparaîtra en haut à droite lorsque le rendez-vous est dans les 24 heures. Il vous permet de notifier le client que vous êtes en retard par rapport à l'heure prévue. Une fois que vous appuyez sur le bouton, il vous demandera de sélectionner une période de retard, envoyant une notification à votre client.

Rendez-vous terminés

Pour les rendez-vous terminés, ceux qui ont eu lieu dans le passé, la seule option est de voir le rendez-vous et d'ajouter des notes et des documents. Vous ne pouvez pas annuler ou reprogrammer un rendez-vous déjà passé.

Cliquez sur le lien Voir pour voir les détails du rendez-vous.

Cela fera apparaître la page des détails du rendez-vous. Ici vous verrez tous les détails du rendez-vous. Vous pouvez ajouter des notes ou des documents au rendez-vous terminé.

Gestion des bons de commande

Les bons de commande sont assignés à votre entreprise par le client DataDocks. Ceux-ci apparaissent dans votre liste de bons de commande, cliquez sur le lien pour voir.

Ici vous pouvez voir tous les bons de commande qui ont été attribués à votre entreprise, s'ils ont déjà été réservés et si oui, sur quel rendez-vous, ainsi que la date de création de ce bon de commande.

Le bouton Réserver vous mènera à l'écran de réservation de rendez-vous où les informations de ce bon de commande seront pré-remplies pour vous. Vous pouvez ensuite remplir toute information restante et sélectionner une heure pour la réservation.

DataDocks fournira ensuite tous les créneaux horaires disponibles pour que vous puissiez réserver votre rendez-vous.

Vous verrez une indication visuelle que le rendez-vous a été programmé. Vous recevrez une notification du client DataDocks confirmant que la réservation a été approuvée.

Permissions avancées pour les clients et les transporteurs

Lorsque le client DataDocks sélectionne une organisation en tant que client, cette organisation peut inviter des transporteurs à DataDocks.

Par exemple, si un client DataDocks voulait uniquement utiliser la plateforme pour les chargements sortants à destination de ses clients, mais qu'il devait utiliser les transporteurs spécifiques du client pour les expéditions. Dans ce scénario, le partenaire commercial bénéficiaire du client DataDocks peut permettre à un transporteur tiers de faire et de recevoir des réservations. De nombreuses organisations ont des partenaires transporteurs tiers ou associés auxquels elles permettent de réserver en leur nom. Cette fonctionnalité est basée sur ce principe. Par défaut, cette option est désactivée, ne cochez cette case que si vous comprenez les relations entre les entreprises liées à la plateforme DataDocks.

Le client DataDocks doit activer cette fonctionnalité pour permettre aux clients de créer des transporteurs. Ce paramètre se trouve dans le lien Mes entreprises.