Portail de réservation pour transporteurs et clients
Le Portail de Réservation vous permet de gérer les rendez-vous, de coordonner avec les transporteurs et de simplifier les opérations avec les clients de DataDocks. Que vous réserviez des bons de commande, replanifiiez, ou ajoutiez des documents et des notes aux rendez-vous, le portail est conçu pour vous aider à rester organisé et efficace.
Accéder au portail
- Invitation par courriel :
- Si vous avez reçu une invitation par courriel, cliquez sur le lien et créez votre mot de passe. Ce mot de passe sera utilisé pour toutes vos connexions futures. Visionnez cette vidéo pour plus d’information : Accepter une invitation par courriel
- Demande d’accès par URL :
- Si une URL vous a été fournie, cliquez sur le bouton Demander l'accès sur la page web, remplissez le formulaire et attendez un courriel de confirmation une fois votre demande approuvée. Veuillez noter que c’est à la discrétion de l’établissement d’approuver ou non votre demande, et notre équipe de soutien ne peut approuver aucune demande. Visionnez cette vidéo pour plus d’information : Demande d’accès
- Connexion
- Une fois votre compte créé, connectez-vous avec votre adresse courriel et votre mot de passe.
- Mot de passe oublié ? Utilisez l’option « Mot de passe oublié » pour recevoir un lien de réinitialisation.
- Regardez cette vidéo pour plus d’information : Connexion
Conseil ! Que vous vous inscriviez via une URL ou une invitation courriel, des vidéos sont incluses pour vous guider à chaque étape.
Tableau de bord
Après votre connexion dans le portail, votre page d’atterrissage sera votre tableau de bord :
| Fonction | Description |
|---|---|
| Mes rendez-vous à venir | Voir, modifier ou reporter vos prochains rendez-vous, ou informer le site en cas de retard. Certaines options pourraient être désactivées selon les paramètres définis par l’établissement. |
| Emplacements | Réservez ou gérez les rendez-vous aux emplacements auxquels vous avez actuellement accès et faites une demande d’accès à de nouveaux sites. |
| Mon équipe | Gérez les utilisateurs ayant accès à votre entreprise et invitez de nouveaux collègues par courriel. |
| Inviter un nouveau transporteur | Invitez un nouveau transporteur sur DataDocks pour programmer des rendez-vous en votre nom. Cette fonctionnalité peut être désactivée par l’établissement. |
| Ajouter DataDocks à votre établissement | Contactez notre équipe des ventes si vous souhaitez utiliser DataDocks pour gérer votre horaire de quais. |
Écran de rendez-vous
- Gérer les rendez-vous :
- Visualisez, replanifiez ou modifiez vos rendez-vous réservés depuis cet écran.
- Conseil ! La modification, l’annulation ou le report peut devenir indisponible à l’intérieur d’un délai déterminé par l’établissement. Si besoin, utilisez la fonctionnalité de messagerie (si activée) ou ajoutez une note via le bouton Voir.
- Créer un nouveau rendez-vous :
- Cliquez sur le bouton « Nouveau rendez-vous » et confirmez l’emplacement pour lequel vous réservez. Consultez Réserver un rendez-vous pour plus de détails.
- Modifier et consulter les rendez-vous
- Pour consulter un rendez-vous depuis la page de rendez-vous ou le tableau de bord, cliquez sur le numéro du rendez-vous.
- Pour informer l’établissement que vous êtes en retard, sélectionnez l’option « Retard ». Une fenêtre contextuelle s’ouvrira pour vous permettre d’indiquer la durée de votre retard – ceci informera l’établissement.
Conseil ! Pour les rendez-vous terminés, qui se sont déjà déroulés, la seule option disponible est de les consulter et d’ajouter des notes ou documents. Vous ne pouvez ni annuler ni reporter un rendez-vous déjà passé.
Réserver des rendez-vous
- Champs obligatoires :
- Remplissez tous les champs marqués d’un astérisque (*) avant de continuer. Tous les autres champs sont facultatifs.
- Conseil ! Si le bouton Sélectionner une heure n’est pas cliquable, assurez-vous de ne pas avoir oublié un champ obligatoire.
- Nom de la société :
- Assurez-vous que le nom de votre entreprise figure sur le rendez-vous. Vous ne pouvez pas réserver pour deux entreprises auxquelles vous n’êtes pas rattaché.
- Vous recevrez un message d’erreur avec des étapes pour résoudre le problème si le nom de votre entreprise n’apparaît pas sur le rendez-vous.
- Cliquez ici pour voir à quelles entreprises vous êtes rattaché : Gérer mes entreprises
- Messages d’erreur
- Les messages d’erreur vous aident à corriger tout champ incomplet ou incorrect.
- Ajouter des documents ou des notes à vos rendez-vous
- Les notes ou documents ajoutés seront accessibles à l’établissement.
- Personnalisation
- Chaque emplacement peut personnaliser cette page selon ses besoins, en adaptant les champs et exigences. Utilisez la messagerie (si disponible) pour contacter directement l’emplacement en cas de besoin d’assistance.
Une fois le formulaire rempli et tous les champs obligatoires complétés, sélectionnez une plage horaire :
DataDocks n’affichera que les créneaux horaires disponibles pour ce rendez-vous précis.
Conseil ! Si un chiffre apparaît à côté d’un créneau, cela signifie que votre entreprise a déjà un rendez-vous réservé à cet emplacement, pour cette plage horaire. Il peut alors être préférable de modifier ce rendez-vous au lieu d’en réserver un nouveau.
Mes entreprises
-
Gérer les entreprises et les utilisateurs :
- Consultez les entreprises pour lesquelles vous pouvez réserver et gérez vos utilisateurs depuis cette section.
- Conseil ! Les entreprises pour lesquelles les options « Modifier » ou « Utilisateurs » sont affichées sont celles auxquelles vous appartenez, et doivent donc figurer sur un rendez-vous.
-
Inviter des collègues :
- Cliquez sur Utilisateurs, entrez l’adresse courriel de vos collègues, puis envoyez l’invitation. Dès acceptation, ils pourront réserver des rendez-vous. Cela peut aussi se faire depuis le tableau de bord.
-
Ajouter des transporteurs
- Utilisez l’option Nouveau transporteur (si activée) pour permettre à des transporteurs de réserver en votre nom. Cela crée un lien entre votre entreprise et le transporteur. Cela peut aussi se faire à partir du tableau de bord.
Conseil ! Seuls les champs obligatoires doivent être remplis. Le bouton « Créer un transporteur » reste désactivé tant que les champs requis ne sont pas complétés.
Bons de commande
- Consultez tous les bons de commande attribués à votre société :
- Si la colonne du rendez-vous est vide, ce bon de commande doit encore être réservé. Cliquer sur le bouton « Réserver » vous mènera directement à la page de création de rendez-vous, avec les détails du bon de commande préremplis.
- S’il n’y a pas de bouton « Réserver », cela veut dire que le bon de commande a expiré (voir les colonnes « Début prévu » et « Fin prévue »), ou qu’il a déjà été réservé sur un rendez-vous (voir colonne « Rendez-vous »).
Préférences
- Notifications :
- Gérez quelles notifications vous souhaitez recevoir pour les rendez-vous et les modifications associées.
- Personnalisation des colonnes :
- Sélectionnez les colonnes à afficher sur votre page principale des rendez-vous, pour une vue adaptée à vos besoins.
Intégrations de calendrier
Si vous utilisez le calendrier Outlook pour planifier vos journées, vous pouvez le connecter au Portail de réservation pour que vos rendez-vous y apparaissent automatiquement.
Cela peut être utile si vous souhaitez :
- Visualiser vos rendez-vous DataDocks en même temps que vos réunions et autres événements professionnels
- Éviter de naviguer entre plusieurs systèmes de gestion d’horaires
- Faciliter le suivi des horaires de votre équipe en un seul endroit
Une fois connecté, chaque rendez-vous créé ou modifié dans DataDocks s’ajoutera automatiquement à votre calendrier Outlook.
Points à connaître avant la connexion
Vos rendez-vous doivent toujours être gérés dans DataDocks.
Considérez le calendrier Outlook comme une copie de votre horaire DataDocks. Il sert à la visibilité et à la commodité, mais ne contrôle pas le rendez-vous.
Ce qui signifie que :
- Pour reporter ou annuler un rendez-vous, faites-le dans DataDocks
- Toute modification apportée à l’événement dans Outlook ne mettra pas à jour le rendez-vous dans DataDocks
- Si un rendez-vous change dans DataDocks, Outlook se mettra à jour automatiquement (cela peut prendre quelques minutes)
Fonctionnement de la connexion
Cette intégration fonctionne à sens unique :
DataDocks → Calendrier Outlook
Les rendez-vous sont transférés de DataDocks à votre calendrier, mais non l’inverse.
Par exemple :
- Si vous déplacez un événement dans Outlook, le rendez-vous dans DataDocks restera inchangé
- Si vous supprimez un événement dans Outlook, il peut réapparaître plus tard si le rendez-vous existe toujours dans DataDocks
- Si l’établissement modifie votre rendez-vous dans DataDocks, votre événement Outlook sera mis à jour
Comment lier votre calendrier
Pour connecter votre calendrier Outlook, cliquez sur le lien à partir du tableau de bord ou rendez-vous dans la section Préférences.
Une fois la connexion établie, tous vos prochains rendez-vous créés via le portail commenceront à se synchroniser dans votre calendrier Outlook.
Conseils
- Utilisez cette fonctionnalité si Outlook est l’outil principal pour consulter votre horaire
- Apportez toujours vos modifications du côté DataDocks
- Si un événement n’apparaît pas immédiatement, attendez quelques minutes et rafraîchissez
Messagerie
Pour communiquer rapidement avec l’établissement, utilisez la fonctionnalité de messagerie sous l’option « Messages »
- Cliquez sur Ajouter un participant pour choisir le ou les destinataires, puis sur Commencer la messagerie
- Rédigez votre message et cliquez sur « Envoyer ». Les messages incluent un accusé de lecture pour savoir quand votre message a été reçu.
- Des alertes courriel vous seront envoyées pour toute nouvelle discussion ou pour les messages non lus après 2 heures.
- Vous pouvez aussi, en consultant un rendez-vous et en cliquant sur la bulle de conversation, discuter directement de ce rendez-vous.
